విషయము

• దశలు
• సంఘం ప్రశ్నలు మరియు సమాధానాలు
• చిట్కాలు

ఇతర విభాగాలు

మీరు మీ IBM గమనికల ఇమెయిల్‌లో ఖాళీగా ఉంటే, కానీ ఇమెయిల్‌లను తొలగించడానికి సిద్ధంగా లేకుంటే, వాటిని ఆర్కైవ్ చేయడాన్ని పరిగణించండి. ఇమెయిల్‌లను ఆర్కైవ్ చేయడం అంటే మీ కంప్యూటర్‌లోని సందేశాలను వేరే ప్రదేశానికి కాపీ చేయడం. అసలు ఇమెయిల్‌లను సేవ్ చేసేటప్పుడు మీ ఖాతాలో ఖాళీ స్థలాన్ని ఐబిఎం నోట్స్ ఆర్కైవ్ చేయడం ఎలాగో తెలుసుకోవడం. ఇది మీ కంప్యూటర్ మరియు సాఫ్ట్‌వేర్ అత్యుత్తమ పనితీరుతో పనిచేయడానికి సహాయపడుతుంది.

దశలు

1. 

   మీ మెయిల్ ఫైల్ పరిమాణాన్ని పరిమితం చేయండి. మీ మెయిల్ ఫైల్ పరిమాణాన్ని 500MB కన్నా తక్కువ ఉంచండి. (కొన్ని సంస్థలకు 200MB వంటి కఠినమైన పరిమితి అవసరం కావచ్చు.)
   • ఫైల్, డేటాబేస్, ప్రాపర్టీస్‌కి వెళ్లి మీ డేటా పరిమాణాన్ని తనిఖీ చేయండి. లోటస్ 8 లో, ఫైల్, అప్లికేషన్స్, ప్రాపర్టీస్ కు వెళ్ళండి.
   • "నేను" టాబ్ క్లిక్ చేయండి. "డిస్క్ స్పేస్" తరువాత ఉన్న సంఖ్య ఏమిటంటే, మీరు ప్రస్తుతం ఐబిఎం నోట్స్‌లో ఎంత డేటాను కలిగి ఉన్నారు.

2. 

   
   
   మీ సంస్థ ముందుగా నిర్ణయించిన సెట్టింగులను తెలుసుకోండి. మీరు పాఠశాల లేదా పని కోసం IBM గమనికలను ఉపయోగిస్తే, ఇప్పటికే ఆర్కైవ్ సెట్టింగులు ఉండవచ్చు. ఇది ప్రతి వినియోగదారుకు ఇమెయిళ్ళ మొత్తాన్ని, అలాగే సంస్థలోని కంప్యూటర్ల సాధారణ పనితీరును నియంత్రించడానికి సంస్థలకు సహాయపడుతుంది. ఆర్కైవ్ సెట్టింగులు ఇప్పటికే స్థాపించబడితే, వాటిని సవరించవచ్చో లేదో చూడటానికి మీ సాంకేతిక వ్యవస్థ సిబ్బందితో మాట్లాడండి.

3. 

   
   
   మీకు కావలసిన ఆర్కైవ్ సెట్టింగులను నిర్ణయించండి. మీరు అన్ని IBM గమనికల ఇమెయిల్‌లను ఆర్కైవ్ చేయవచ్చు లేదా నిర్దిష్ట వాటిని ఎంచుకోవచ్చు. IBM గమనికలు ఎంత తరచుగా ఆర్కైవ్ చేయబడాలని మీరు నిర్ణయించుకోవాలి.
   • తగిన అప్లికేషన్ (మెయిల్) తెరవండి.
   • చర్యలు, ఆర్కైవ్, సెట్టింగ్‌లకు వెళ్లండి.
   • ప్రమాణం టాబ్‌కు వెళ్లి, "చివరిగా సవరించిన డిఫాల్ట్" ఎంచుకోబడిందని నిర్ధారించుకోండి.
   • మార్పులను సేవ్ చేయడానికి "సరే" క్లిక్ చేయండి.
   • ప్రమాణం ప్రారంభించబడిందని నిర్ధారించుకోండి.

4. 

   
   
   ఆటోమేటిక్ ఆర్కైవ్లను షెడ్యూల్ చేయండి. ఆటోమేటిక్ ఆర్కైవ్లను షెడ్యూల్ చేయడం వలన మీరు క్రమం తప్పకుండా మరియు స్థిరంగా ఆర్కైవ్ చేస్తున్నారని నిర్ధారిస్తుంది. ఇది మీ సమయాన్ని కూడా ఆదా చేస్తుంది.
   • తగిన అప్లికేషన్ (మెయిల్) తెరవండి.
   • చర్యలు, ఆర్కైవ్, సెట్టింగ్‌లకు వెళ్లండి.
   • షెడ్యూల్ టాబ్‌కు వెళ్లండి. "షెడ్యూల్ ఆర్కైవింగ్" ఎంచుకోబడిందని నిర్ధారించుకోండి.
   • మీ కంప్యూటర్ మీ ఫైళ్ళను ఆర్కైవ్ చేయాలనుకుంటున్న తగిన సమయం మరియు రోజును ఎంచుకోండి.

5. 

   మాన్యువల్‌గా ఆర్కైవ్ IBM గమనికలు. మీరు ఆటోమేటిక్ ఆర్కైవింగ్ షెడ్యూల్ చేసినప్పటికీ, మీరు ఎప్పుడైనా మానవీయంగా ఆర్కైవ్ చేయవచ్చు.
   • తగిన అప్లికేషన్ (మెయిల్) తెరవండి.
   • మీరు ఆర్కైవ్ చేయదలిచిన మెయిల్ లేదా ఫోల్డర్‌ను తెరవండి.
   • చర్యలు, ఆర్కైవ్, ఆర్కైవ్ ఇప్పుడే వెళ్ళండి.
   • మీ ముందుగా నిర్ణయించిన సెట్టింగుల ప్రకారం ఆర్కైవ్ చేయడానికి అవును క్లిక్ చేయండి.

6. 

   డ్రాగ్ అండ్ డ్రాప్ పద్ధతిని ఉపయోగించి ఆర్కైవ్ చేయండి. IBM గమనికలను మాన్యువల్‌గా ఆర్కైవ్ చేయడానికి ఇది మరొక మార్గం.
   • తగిన అప్లికేషన్ (మెయిల్) తెరవండి.
   • మీరు ఆర్కైవ్ చేయదలిచిన మెయిల్ లేదా ఫోల్డర్‌ను తెరవండి.
   • తగిన సందేశం (ల) ను ఎంచుకోండి.
   • మీ నావిగేషన్ పేన్‌లో అవసరమైన ఆర్కైవ్‌కు సందేశం (ల) ను లాగండి.

7. 

   ఆర్కైవ్ చేసిన సందేశాలను చూడండి. మీరు ఇమెయిల్‌ను ఆర్కైవ్ చేసినప్పటికీ, మీరు ఎప్పటికప్పుడు దాన్ని యాక్సెస్ చేయాల్సి ఉంటుంది. మీ ఆర్కైవ్ ఫైల్ మీ ఐబిఎం నోట్స్ ఖాతాలో మీరు సెటప్ చేసిన ఫోల్డర్లను అనుకరిస్తుంది. మీరు రూపొందించిన విధంగా ప్రతిదీ క్రమబద్ధంగా ఉంటుంది.
   • తగిన అప్లికేషన్ (మెయిల్) తెరవండి.
   • మీ నావిగేషన్ పేన్‌లో ఆర్కైవ్ క్లిక్ చేయండి.
   • తగిన ఆర్కైవ్‌ను ఎంచుకోండి (అనగా, చివరి మార్పు కోసం డిఫాల్ట్).

సంఘం ప్రశ్నలు మరియు సమాధానాలు

చిట్కాలు

• ముఖ్యమైన ఇమెయిల్‌లను బ్యాకప్ చేయండి. మీకు ఐబిఎం నోట్స్‌లో ముఖ్యమైన ఇమెయిళ్ళు ఉంటే, వీటిని సిడి లేదా డివిడి వంటి మరొక ప్రదేశానికి కాపీ చేయండి. సర్వర్‌కు ఏదైనా జరిగితే లేదా మీ వ్యక్తిగత కంప్యూటర్‌లో నిల్వ చేసిన కాపీకి ఇది మీకు అదనపు కాపీని అందిస్తుంది.
• పాత మరియు అనవసరమైన సందేశాలను తొలగించండి, ప్రత్యేకించి అవి జోడింపులను కలిగి ఉంటే. ఇది మీ డేటా పరిమాణాన్ని తగ్గించడానికి మరియు మీ కంప్యూటర్ పనితీరుకు సహాయపడుతుంది.