రచయిత:
Robert White
సృష్టి తేదీ:
1 ఆగస్టు 2021
నవీకరణ తేదీ:
12 మే 2024
విషయము
మీరు ఇప్పుడే ఎన్నికయ్యారు లేదా మీరు చెందిన కమిటీ కార్యదర్శిగా నియమించబడ్డారు. అభినందనలు! నిమిషాలను రికార్డ్ చేయడం, సిద్ధం చేయడం మరియు ప్రదర్శించడం మీకు తెలుసా? మీరు శాసన బైబిల్‌ను అనుసరిస్తున్నా ఫర్వాలేదు నవీకరించబడిన రాబర్ట్ ఆర్డర్ నియమాలు లేదా తక్కువ అధికారిక సెట్టింగులలో నిమిషాలు రాయడం, ఇక్కడ అనుసరించాల్సిన ముఖ్యమైన పద్ధతులు.
దశలు
4 యొక్క 1 వ భాగం: ముందు తయారీ
మీ సంస్థ సమావేశ నియమాలను తెలుసుకోండి. కార్యదర్శి అధికారిక నిమిషాలు చేస్తారని భావిస్తే, సమూహం రాబర్ట్ యొక్క నియమ నిబంధనలను లేదా ఇతర అధికారిక మార్గదర్శిని అనుసరిస్తుందా అని అడగండి. మరింత అనధికారిక సెట్టింగులలో, నిమిషాల్లో ఏమి చేర్చాలి లేదా అవి ఎలా ఉపయోగించబడతాయి అని అడగండి.
- పూర్తి అప్‌డేటెడ్ రూల్స్ ఆఫ్ ఆర్డర్‌తో మీకు పరిచయం అవసరం లేదు, కానీ ఒక కాపీని పొందడం లేదా ఒకదాన్ని తీసుకోవడం నిర్దిష్ట ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వడానికి సహాయపడుతుంది.
- మీ పాత్ర కూడా తెలుసుకోండి. కొన్ని నిమిషాల కార్యదర్శులు సమావేశానికి హాజరు కావడం లేదు, మరికొందరు నిమిషాలు తీసుకొని చర్చకు సహకరిస్తారు. ఏది ఏమైనప్పటికీ, కార్యదర్శి ఫెసిలిటేటర్ లేదా ప్రెసిడెంట్ వంటి మరొక ముఖ్యమైన పాత్ర ఉన్న వ్యక్తిగా ఉండకూడదు.
మొదట మోడల్‌ను సిద్ధం చేయండి. ప్రతి సమావేశం యొక్క నిమిషాలు కొంత సమాచారాన్ని పునరావృతం చేస్తాయి, కాబట్టి ఒక టెంప్లేట్ సులభంగా సూచన కోసం స్థిరమైన ఆకృతిని సృష్టిస్తుంది. కింది సమాచారం కోసం కనీసం స్థలాన్ని చేర్చండి:- సంస్థ పేరు.
- సమావేశం రకం: ఇది సాధారణ, వార, వార్షిక సమావేశం, మైనర్ కమిటీ సమావేశం లేదా ప్రత్యేక ప్రయోజన సమావేశం?
- తేదీ, సమయం మరియు ప్రదేశం. ప్రారంభ మరియు ముగింపు సమయాలకు స్థలాన్ని వదిలివేయండి (ప్రణాళిక మరియు వాయిదా).
- సమావేశ ఛైర్మన్ లేదా నాయకుడు మరియు కార్యదర్శి (లేదా ప్రత్యామ్నాయాలు) పేరు.
- "బహుమతులు" మరియు "హాజరుకాని" జాబితా. కోరం ఉన్నట్లయితే గమనించండి (ఓటు వేయడానికి తగినంత మంది).
- మీ సంతకం కోసం స్థలం. నిమిషాలకు బాధ్యత వహించే వ్యక్తిగా, మీరు ఎల్లప్పుడూ మీ పనిపై సంతకం చేస్తారు మరియు మీ సంస్థ యొక్క విధానాన్ని బట్టి నిమిషాల ఆమోదం తర్వాత అదనపు సంతకం అవసరం కావచ్చు.
- ఒక ఎజెండా, ఒకటి అందించబడితే. సమావేశం యొక్క ఛైర్‌పర్సన్ లేదా ఫెసిలిటేటర్ ఒక ఎజెండాను రూపొందించమని మిమ్మల్ని అడగకపోతే, సమావేశం గురించి మీ గమనికలను నిర్వహించడానికి సహాయపడే ఒక అందుబాటులో ఉండాలి.
మీతో ఒక నోట్బుక్ లేదా నోట్బుక్ తీసుకోండి. మీకు సౌకర్యంగా ఉన్నదాన్ని ఎంచుకోండి. మీరు తరచూ నిమిషాలు వ్రాయబోతున్నట్లయితే, ఆ ప్రయోజనం కోసం నోట్‌బుక్‌ను పక్కన పెట్టండి లేదా మీ కంప్యూటర్‌లో ఫోల్డర్‌ను సృష్టించండి.- మీరు మునుపటి సమావేశంలో నిమిషాలు తీసుకుంటే మరియు అవి ఇంకా ఆమోదం కోసం సమర్పించబడకపోతే, వాటిని మీతో కూడా తీసుకెళ్లండి.
- నిమిషాల తరువాత లిప్యంతరీకరించడానికి రికార్డర్ మీకు సహాయం చేయగలిగినప్పటికీ, ఇది నోట్ తీసుకోవటానికి ప్రత్యామ్నాయం కాదు. మీరు సమావేశాన్ని రికార్డ్ చేయబోతున్నట్లయితే, హాజరైన ప్రతి ఒక్కరూ అంగీకరిస్తారో లేదో చూడండి మరియు దానిని పదానికి పదంగా లిప్యంతరీకరించే ప్రలోభాలకు లొంగకండి.
- సంక్షిప్తలిపి నేర్చుకోవడం నోట్ తీసుకునే ప్రక్రియను వేగవంతం చేస్తుంది, కాని నిమిషాలను ఉత్పత్తి చేయడానికి ప్రతి పదాన్ని వ్రాయగలగాలి. నిజానికి, మీరు అలా చేయకుండా ఉండాలి.
- సమావేశంలో బహిరంగంగా గమనికలు తీసుకోవాలని మిమ్మల్ని అడిగితే, ప్రొజెక్టర్ లేదా ప్రెజెంటేషన్ ఈసెల్ ఉపయోగించండి మరియు నోట్లను అస్పష్టం చేయకుండా ఇంటికి తీసుకెళ్లండి, కాబట్టి మీరు వాటిని నిమిషాల్లో నమోదు చేయడానికి ఉపయోగించవచ్చు.
4 యొక్క 2 వ భాగం: సమావేశం గురించి గమనికలు తీసుకోవడం
హాజరు జాబితాను ఇవ్వండి. ప్రతి ఒక్కరూ హాజరైన తర్వాత, ప్రతి వ్యక్తి వారి పేరు మరియు సంప్రదింపు సమాచారాన్ని వ్రాయడానికి స్థలంతో కాగితపు ముక్కను (లేదా అంతకంటే ఎక్కువ, పెద్ద సమావేశాల కోసం) పంపిణీ చేయండి. మీ మోడల్ యొక్క బహుమతుల విభాగాన్ని పూరించడానికి సమావేశం తరువాత మీరు ఈ జాబితాను ఉపయోగించవచ్చు లేదా ఆ జాబితాను పూర్తి నిమిషాలకు అటాచ్ చేయవచ్చు.- హాజరైన వారిలో చాలామంది మీకు తెలియకపోతే, స్థలాల పట్టికను గీయండి మరియు ప్రతి ఒక్కరూ తమను తాము పరిచయం చేసుకోమని అడుగుతున్నప్పుడు దాన్ని పూరించండి. గమనిక చేసేటప్పుడు దాన్ని సులభంగా ఉంచండి, తద్వారా మీరు ప్రజలను చర్చించినప్పుడు తగిన విధంగా పేరు పెట్టవచ్చు, క్రింద చర్చించబడుతుంది.
మీకు వీలైనంత వరకు మీ టెంప్లేట్ నింపండి. సమావేశం ప్రారంభమయ్యే వరకు మీరు ఎదురుచూస్తున్నప్పుడు, సంస్థ పేరు, సమావేశం జరిగిన తేదీ మరియు ప్రదేశం మరియు రకాన్ని (ఉదా. వార, ప్రత్యేక కమిటీ సమావేశం మొదలైనవి) రాయండి. ఇది ప్రారంభమైనప్పుడు, ప్రారంభ సమయాన్ని రికార్డ్ చేయండి.
- మీకు టెంప్లేట్ లేకపోతే, ఆ సమాచారాన్ని మీ గమనికల ఎగువన రికార్డ్ చేయండి.
- సమావేశాన్ని ప్రత్యేక ప్రయోజనం కోసం లేదా ప్రత్యేక సమయంలో పిలిచినట్లయితే, సభ్యులకు తెలియజేయడానికి పంపిన గమనికను సేవ్ చేసి, వాటిని లిప్యంతరీకరించిన నిమిషాలకు అటాచ్ చేయండి.
మొదటి కదలిక ఫలితాన్ని రాయండి. చాలా అధికారిక సమావేశాలు ఎజెండాను అవలంబించే చలనంతో ప్రారంభమవుతాయి, కాబట్టి ఈ దశ ఈ విధానాన్ని ఉదాహరణగా ఉపయోగిస్తుంది. సమావేశం వేరే చలనంతో ప్రారంభమైతే, దానికి సంబంధించిన మొత్తం సమాచారాన్ని రాయండి:
- మోషన్ సాధారణంగా "నేను ప్రతిపాదించాను" తో మొదలవుతుంది. సాధారణంగా "ఈ ఎజెండాను స్వీకరించాలని నేను ప్రతిపాదించాను".
- ప్రతిపాదకుడి పేరు (మోషన్‌ను ప్రతిపాదించిన వ్యక్తి).
- ఓటు ఫలితం. ఇది సానుకూలంగా ఉంటే, "మోషన్ అంగీకరించబడింది" అని రాయండి. లేకపోతే, "మోషన్ తిరస్కరించబడింది" అని రాయండి.
- మీరు వాటిని సరిగ్గా వ్రాయలేకపోతే, ఎక్కువ కదలికలను వ్రాతపూర్వకంగా పంపమని మీరు అడగవచ్చు. ఈ సమస్య తరచూ ఉంటే, నిర్దిష్ట సంఖ్యలో పదాల కంటే ఎక్కువ కదలికలతో ఈ విధానాన్ని అధికారికంగా చేయవచ్చా అని సమావేశాల మధ్య అడగండి.
- మీరు ఎజెండాను రూపొందించినట్లయితే, మీరు ఆ చలనానికి ప్రతిపాదకుడిగా మరియు నిమిషాల కార్యదర్శిగా ఉండవచ్చు. మీరు లక్ష్యం ఉన్నంత వరకు మీ స్వంత చర్యలను నమోదు చేయడంలో సమస్య లేదు.
సమావేశంలో వచ్చే ఇతర కదలికలను రాయండి. అన్ని చర్చలను జాగ్రత్తగా వినండి, అయితే, సూచించకపోతే, వాటిని రికార్డ్ చేయవద్దు. కొత్త మోషన్ చేసినప్పుడు, సంబంధిత సమాచారాన్ని రాయండి.
- ప్రతి చలనంలో దాని ఖచ్చితమైన పదాలు, ప్రతిపాదకుడి పేరు మరియు ఓటు ఫలితం ఉండాలి అని గుర్తుంచుకోండి.
- ఓటు వేయడానికి ముందు కొన్ని కదలికలకు మద్దతు ఇవ్వాలి. "నేను చలనానికి మద్దతు ఇస్తున్నాను" లేదా అలాంటిదే అని ఎవరైనా చెబితే, ఆ వ్యక్తి పేరును మద్దతుదారుగా రాయండి.
- మీకు ప్రతిపాదకుడి పేరు తెలియకపోతే లేదా మోషన్ పునరావృతం కావాలంటే, అడగడానికి మర్యాదగా సమావేశానికి అంతరాయం కలిగించండి. సమాచారాన్ని సరిగ్గా వ్రాయడం ఒక చిన్న అంతరాయానికి హామీ ఇవ్వడానికి సరిపోతుంది.
- ఒక చలనానికి సవరణ లభిస్తే, మీ నోట్స్‌లోని చలన పదాలను మార్చండి. ఇది ఒక వివాదం జరిగిందని గమనించాల్సిన అవసరం లేదు, ఇది వివాదాస్పదమైనది మరియు చాలా చర్చను రేకెత్తిస్తుంది తప్ప.
నివేదికలను వినండి మరియు వాటి కాపీలను పొందండి. ఒక నివేదిక, వార్తా అంశం లేదా ఇలాంటివి బిగ్గరగా చదివినప్పుడల్లా, పత్రం పేరును మరియు ఎవరు చదువుతున్నారో లేదా దానిని రూపొందించిన ఉపకమిటీని గమనించండి. ఒక చలన పఠనాన్ని అనుసరిస్తే, మీరు మరేదైనా రికార్డ్ చేయండి.
- సమావేశం ముగింపులో కాపీని పొందడం మరింత ఆచరణాత్మకమైనది. రీడర్ లేదా సమావేశ నాయకుడిని తరువాత ఒక కాపీని అడగడానికి ఒక గమనిక చేయండి మరియు ఆ కాపీని లిప్యంతరీకరించిన నిమిషాలకు అటాచ్ చేయండి.
- కాపీలు ఏవీ అందుబాటులో లేకపోతే, అసలు పత్రం ఎక్కడ ఉంచబడిందో గమనించండి. సమావేశం తరువాత మీరు ఈ సమాచారం అడగవలసి ఉంటుంది.
- ఒక సభ్యుడు పత్రాన్ని చదవడానికి బదులుగా మౌఖిక నివేదిక చేస్తే, వివరాలకు వెళ్లకుండా లేదా స్పీకర్‌ను అక్షరాలా కోట్ చేయకుండా నివేదిక యొక్క సంక్షిప్త మరియు లక్ష్యం సారాంశాన్ని రాయండి.
తీసుకున్న లేదా ఫ్లాగ్ చేసిన చర్యలను రికార్డ్ చేయండి. చివరి సమావేశంలో కేటాయించిన పనులను తనిఖీ చేయడం మరియు కొత్త చర్యలు ఇందులో ఉన్నాయి. ఎవరైనా లేఖ రాయడానికి ఉండిపోయారా? వ్యక్తి పేరు మరియు సూచనలను రాయండి.
- సమావేశం యొక్క లాంఛనప్రాయాన్ని బట్టి, ఈ చర్యలు చాలా "కదలికల" వర్గీకరణ పరిధిలోకి వస్తాయి. తక్కువ అధికారిక సమావేశాలలో, తక్కువ స్పష్టంగా వ్యవస్థీకృత నిర్ణయాల కోసం మీ చెవులను తెరిచి ఉంచడం అవసరం కావచ్చు.
- ఒక నిర్ణయం ఇచ్చినట్లయితే, నిర్ణయం వెనుక గల కారణాన్ని క్లుప్తంగా చెప్పండి.
ఆర్డర్ మరియు నిర్ణయాల యొక్క అన్ని పాయింట్లను రికార్డ్ చేయండి. ఒక విధానానికి అభ్యంతరం వచ్చినప్పుడల్లా, పూర్తి అభ్యంతరం మరియు దాని ఆధారాన్ని, అలాగే అధ్యక్షుడు తీసుకున్న మొత్తం నిర్ణయాన్ని రాయండి.
- రాబర్ట్ రూల్స్ ఆఫ్ ఆర్డర్, ఆర్గనైజేషన్ పాలసీలు లేదా కంపెనీ ప్రోటోకాల్ గురించి ఏదైనా సూచనలు చేర్చండి.
అభ్యర్థించినట్లయితే మాత్రమే చర్చల సారాంశాలను వ్రాయండి. అధికారికంగా, నిమిషాలు ఏమిటో రికార్డ్ చేస్తాయి పూర్తి, ఏమి కాదు అన్నారుఏదేమైనా, సంస్థ మీకు చేసే ఏదైనా నిర్దిష్ట అభ్యర్థనలను నెరవేర్చండి.
- చర్చలను రికార్డ్ చేసేటప్పుడు, సాధ్యమైనంత లక్ష్యం ఉండాలి. అభిప్రాయాలను కాకుండా నిర్దిష్ట అంశాలను చేర్చండి మరియు విశేషణాలు మరియు క్రియా విశేషణాల వాడకాన్ని తగ్గించండి. మీ లక్ష్యం పొడి, వాస్తవిక మరియు శ్రమతో రాయడం!
- చర్చా సారాంశం సమయంలో ప్రజలకు పేర్లు ఇవ్వవద్దు. మిమ్మల్ని బాధపెట్టే వేడి చర్చలలో దీన్ని చేయకపోవడం చాలా ముఖ్యం.
సమావేశం చివర చివరలను కట్టుకోండి. అది ముగిసిన సమయాన్ని వ్రాసి, నివేదికల కాపీలు పొందడం గుర్తుంచుకోండి లేదా వాటిని మీకు పంపమని ఎవరైనా గుర్తు చేయండి.
- ఏదైనా లేదు లేదా స్పష్టత అవసరమా అని మీ గమనికలను చూడండి. మీరు ఎవరినైనా ఏదైనా అడగవలసిన అవసరం ఉంటే, ఆ వ్యక్తి వెళ్ళే ముందు చేయండి.
4 యొక్క 3 వ భాగం: నిమిషాలను లిప్యంతరీకరించడం
మీకు వీలైనంత త్వరగా ఈ ప్రక్రియను ప్రారంభించండి. సమావేశం జరిగిన వెంటనే అధికారిక నిమిషాలను లిప్యంతరీకరించడం మంచిది, ఎప్పుడు సంఘటనలు మీ మనస్సులో తాజాగా ఉంటాయి.
సమావేశం కోసం గమనికలను టైప్ చేయడానికి కంప్యూటర్‌ను ఉపయోగించండి. మీరు నోట్బుక్ ఉపయోగించినట్లయితే మీరు ఇప్పటికే దీన్ని చేసి ఉండవచ్చు. మీ గమనికలను సేవ్ చేయండి మరియు నిమిషాల పాటు క్రొత్త పత్రాన్ని ప్రారంభించండి, కాబట్టి మీరు రెండు విషయాలను పక్కపక్కనే పోల్చవచ్చు.
మీ గమనికలను వ్యవస్థీకృత పేరాగ్రాఫులుగా ఫార్మాట్ చేయండి. ప్రతి కొత్త కదలిక, నిర్ణయం లేదా పాయింట్ ఆఫ్ ఆర్డర్ దాని స్వంత పేరాలో ఉండాలి. వాటిని ఆకృతీకరించేటప్పుడు, దీన్ని నిర్ధారించుకోండి:
- మీరు సరైన స్పెల్లింగ్ మరియు వ్యాకరణాన్ని ఉపయోగించారు. మీకు అవసరమైతే స్పెల్ చెకర్ ఉపయోగించండి.
- అతను టెక్స్ట్ అంతటా అదే ఉద్రిక్తతను ఉపయోగించాడు. ఖచ్చితమైన గత కాలం లేదా వర్తమానాన్ని ఉపయోగించండి, కానీ వాటిని ఒకే పత్రంలో ప్రత్యామ్నాయం చేయవద్దు.
- ఇది సాధ్యమైనంత లక్ష్యం. ప్రతి ఒక్కరూ ఉపయోగించగల ఆబ్జెక్టివ్ రికార్డ్‌ను సృష్టించాలని మీరు చూస్తున్నందున మీ అభిప్రాయం నిమిషాల్లో కనిపించకూడదు.
- అతను సరళమైన మరియు ఖచ్చితమైన భాషను ఉపయోగించాడు. ఏదైనా అస్పష్టమైన భాషను ఖచ్చితమైన పదాలతో భర్తీ చేయాలి మరియు అలంకరించబడిన వివరణలు తొలగించబడాలి.
- ఇందులో చర్చలు కాకుండా తీసుకున్న చర్యలు మాత్రమే ఉన్నాయి. చర్చలను వ్రాయమని మిమ్మల్ని అడగకపోతే, ఉన్నదానిపై దృష్టి పెట్టండి పూర్తి, ఏమి కాదు అన్నారు.
- అతను సులభంగా సూచన కోసం పేజీలను లెక్కించాడు.
సభ్యుల నిమిషాల చిత్తుప్రతిని పంపిణీ చేయండి. హాజరు షీట్‌లోని సంప్రదింపు సమాచారాన్ని ఉపయోగించి ప్రతి ఒక్కరికి ఒక కాపీని పంపండి. మీకు ఈ సమాచారం లేకపోతే, సమావేశ నాయకుడు మిమ్మల్ని సంప్రదించగలగాలి.
నిమిషాల ఆమోదం పొందండి. తదుపరి సమావేశంలో దాన్ని గట్టిగా చదివి ఆమోదం కోసం పంపమని మిమ్మల్ని అడగవచ్చు. మోషన్ పాస్ అయినట్లయితే, దానిని రాయండి.
- అంగీకరించడానికి ముందు నిమిషాలు సరిదిద్దబడితే, పత్రంలో మార్పులు చేసి, నిర్దిష్ట దిద్దుబాట్లను వివరించకుండా నిమిషాలు సరిదిద్దబడిందని సూచించండి.
- అవి ఆమోదించబడిన నిమిషాలను సరిచేయడానికి ఒక మోషన్ తయారు చేయబడితే, ఆ కదలిక యొక్క ఖచ్చితమైన పదాలను సంబంధిత నిమిషాల్లో చేర్చండి మరియు అది ఆమోదించబడిందా లేదా అనేది.
4 యొక్క 4 వ భాగం: సమావేశ నిమిషాల మూసను ఉపయోగించడం
సమావేశ టెంప్లేట్ సైట్‌కు వెళ్లండి. ఈ ముందే తయారుచేసిన టెంప్లేట్లు నిమిషాలు నిర్వహించడానికి సమయాన్ని ఆదా చేస్తాయి మరియు లోపాలను నివారించడంలో సహాయపడతాయి.
ప్రతి సైట్ చూడటానికి సమయం గడపండి. మీ శోధన లక్షణాలను ఉపయోగించండి మరియు మీ కోసం ఉత్తమమైనదాన్ని కనుగొనడానికి ఎంపికల ద్వారా వెళ్ళండి.
- మీకు సాధారణ లేదా ప్రామాణిక వంటి నిర్దిష్ట మోడల్ అవసరమైతే, మీ నిర్దిష్ట అవసరాల కోసం వెబ్‌సైట్‌లను శోధించండి మరియు తగిన బటన్లపై క్లిక్ చేయడం ద్వారా మోడళ్లను డౌన్‌లోడ్ చేయండి. సులభంగా కనుగొనగలిగే ప్రదేశానికి వాటిని సేవ్ చేయండి, కాబట్టి మీరు వాటిని కోల్పోరు.
ఫైల్ను తెరవండి. డౌన్‌లోడ్ చేసిన తర్వాత, దాన్ని అన్జిప్ చేసి మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్ లేదా ఎక్సెల్ లో తెరవండి. నాణ్యతను మెరుగుపరచడానికి మరియు వాడుకలో సౌలభ్యాన్ని మెరుగుపరచడానికి, మైక్రోసాఫ్ట్ వర్డ్ యొక్క తాజా సంస్కరణను ఉపయోగించుకోండి, ఎందుకంటే దీన్ని తాజాగా ఉంచడం వల్ల విషయాలు సులభతరం అవుతాయి మరియు క్రొత్త ఫీచర్ల ప్రయోజనాన్ని పొందటానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.
శీర్షికలో మీ కంపెనీ లోగో మరియు కాపీరైట్‌ను జోడించండి. నమూనా లోగోను తొలగించండి, కాని మొదట మీరు మోడల్‌ను పొందిన ఉపయోగ నిబంధనలను చదవకుండా. అన్ని తరువాత, చట్టపరమైన సమస్యల అవసరం లేదు, సరియైనదా?
శీర్షిక మార్చండి. శీర్షిక ప్రాంతంలో, "సమావేశం / సమూహం" అనే పదాలను హైలైట్ చేయండి మరియు మీ నిమిషాల శీర్షికను రాయండి.
థీమ్‌ను మార్చండి (ఐచ్ఛికం). మీ నిమిషాల నమూనాను మరింత అందంగా మరియు మరింత ప్రొఫెషనల్గా చేయడానికి, రంగులను మార్చడం లేదా రెడీమేడ్ థీమ్‌ను ఎంచుకోవడం గురించి ఆలోచించండి. ఇది సులభం: "పేజీ లేఅవుట్" టాబ్‌ను కనుగొని దానిని "రంగులు మరియు థీమ్‌లు" విభాగానికి అనుసరించండి. అక్కడ, మీరు మీ మోడల్ యొక్క రూపాన్ని అనుకూలీకరించవచ్చు మరియు మీ కంపెనీ లోగో యొక్క రంగులతో సరిపోయేలా చేయవచ్చు.
టెంప్లేట్ యొక్క విభాగాలకు పేరు పెట్టండి. మోడల్ అంతటా అనేక ఫీల్డ్ పేర్లు ఉండాలి. మీకు ఎక్కువ లేదా తక్కువ అవసరం కావచ్చు లేదా విభాగాల పేరు ఎలా ఉందో మీకు ఇంకా ఇష్టం లేదు. మీ సమావేశ అవసరాలను తీర్చడానికి వాటిని అనుకూలీకరించండి.
మీ నోట్‌బుక్‌లో టెంప్లేట్‌ను సేవ్ చేయండి, తద్వారా మీరు దాన్ని సమావేశాలకు తీసుకెళ్లవచ్చు మరియు నిమిషాలు తయారు చేయడం ప్రారంభించవచ్చు. మీరు మైక్రోసాఫ్ట్ ఆఫీస్‌ను ఉపయోగించడం కొనసాగిస్తే, విషయాలు త్వరగా మరియు సులభంగా ఉంటాయి మరియు మీరు సమావేశాన్ని మునుపటి కంటే మరింత వ్యవస్థీకృత మరియు మరింత ఖచ్చితంగా అనుసరించవచ్చు. ప్రత్యామ్నాయంగా, మీరు మీ టెంప్లేట్‌ను చేతితో వ్రాసేందుకు ప్రింట్ చేయవచ్చు, కానీ ఫీల్డ్‌ల ఎత్తులను ఉంచండి, తద్వారా మీకు కావలసినంత సమాచారాన్ని ఉంచవచ్చు.
మీ నమూనాను సమీక్షించండి. అభినందనలు! మీ సమావేశ నిమిషాల టెంప్లేట్ పూర్తయింది.సమావేశాల సమయంలో మీ ఉత్పాదకత మరియు ఖచ్చితత్వం విపరీతంగా పెరుగుతాయని భావిస్తున్నారు, ఇప్పుడు మీకు మార్గనిర్దేశం చేయడానికి మరియు మీ ఆలోచనలను నిర్వహించడానికి మీకు ఒక నమూనా ఉంది. ఏదైనా ప్రాజెక్ట్ మాదిరిగా, ఏదో తప్పిపోయిందా లేదా గందరగోళంగా ఉందో లేదో తెలుసుకోవడానికి వివరాలను సమీక్షించండి. ప్రతిదీ క్రమంగా ఉందని మీరు నిర్ధారించుకున్న తర్వాత, మీరు మీ నమూనాను పూర్తి చేసి, తదుపరి సమావేశాలకు సిద్ధంగా ఉంటారు.
చిట్కాలు
- సమావేశాలు ముగిసిన వెంటనే నిమిషాలను నమోదు చేయండి, ఎందుకంటే సంఘటనలు మనస్సులో తాజాగా ఉన్నప్పుడు వాటిని ఉంచడం మంచిది. సమావేశం ముగిసిన తర్వాత పాల్గొనేవారు వీలైనంత త్వరగా తీసుకోవలసిన చర్యల కాపీని పొందడం కూడా చాలా ముఖ్యం.
- సమావేశ నాయకుడితో మీకు వీలైనంత దగ్గరగా కూర్చోండి, తద్వారా మీరు ప్రతిదీ వినవచ్చు మరియు మీ గొంతు పెంచకుండా స్పష్టత అడగవచ్చు.
- ఫైల్‌లోని నిమిషాలను సురక్షితమైన స్థలంలో ఉంచండి.
- అక్కడికక్కడే నమోదు చేసుకోవలసిన అవసరం లేకుండా వారి కదలికలను వ్రాయమని ప్రజలను అడగండి.
- అంతరాయం కలిగించడానికి బయపడకండి మరియు ఎప్పుడైనా వివరణ కోరండి.
- నిమిషాలు చాలా ముఖ్యమైనవి: అవి ఉంచబడతాయి మరియు సంవత్సరాల తరువాత ఉపయోగించవచ్చు. సమస్య చట్టబద్ధంగా ఉంటే, ఉదాహరణకు, ఒకరి ప్రతిష్ట నిమిషాల మీద ఆధారపడి ఉంటుంది.
- యొక్క కొన్ని భాగాలను చదవండి నవీకరించబడిన రాబర్ట్ ఆర్డర్ నియమాలు, ముఖ్యంగా కార్యదర్శిగా ఉండటం గురించి మాట్లాడే విభాగం.
- విషయాలు జరిగినప్పుడు వ్రాసుకోండి. ఒకే అంశం రెండుసార్లు వస్తే, దాన్ని సమూహపరచవద్దు.
హెచ్చరికలు
- నిమిషాల్లో ఎక్కువ వివరాలను ఉంచవద్దు. చర్చలను రికార్డ్ చేయమని మిమ్మల్ని అడిగినప్పటికీ, వాటిని సాధ్యమైనంత క్లుప్తంగా మరియు లక్ష్యంగా ఉంచండి. తలెత్తే ప్రధాన అంశాలను మాత్రమే నివేదించడానికి మిమ్మల్ని మీరు పరిమితం చేసుకోండి, లేదా మీరు మునిగిపోతారు మరియు అనవసరమైన వివరాలతో పత్రాలను నింపండి.
- నిమిషాలకు బాధ్యత వహించే వ్యక్తి యొక్క వ్యక్తిగత వివరణలు మరియు భావాలు రికార్డులలోకి ప్రవేశించకూడదు.
- సమావేశంలో కొంత భాగం గోప్యంగా ఉంటే, లేదు రిపోర్టు చేయడానికి. బదులుగా, "చర్చ రహస్యంగా ఉందని బోర్డు నివేదించింది, కనుక ఇది రికార్డ్ చేయబడలేదు."
- ఒక న్యాయవాది మరియు మీ క్లయింట్ మధ్య సమావేశం వంటి రహస్య చర్చను రికార్డ్ చేయమని మిమ్మల్ని అడిగితే, ఒక నిమిషంలో అలా చేయండి వేరు మరియు సాధారణ సమావేశ నిమిషాల నుండి దూరంగా ఉంచండి. దీన్ని గోప్యంగా గుర్తించండి మరియు ఎవరికి ప్రాప్యత ఉంటుందో స్పష్టం చేయండి.
